El reto de viajar en las PYMES: dejemos que las herramientas inteligentes trabajen por nosotros

Reservar y gestionar viajes de negocios puede convertirse en una tarea muy ardua para nuestras pequeñas y medianas empresas (PYMES) debido quizás a la falta de apoyo administrativo o de recursos. Además, en el caso de las microempresas, preparar viajes de cierta complejidad puede derivar en una gran inversión financiera y de tiempo. Por ello, los empleados suelen reservar estos viajes por su cuenta, algo que complica el control del presupuesto y de los itinerarios en general si la empresa no tiene establecido un sistema de gestión de viajes.

En los últimos años, los viajes de negocios internacionales han aumentado exponencialmente en todos los sectores. En 2016 crecieron un 3,5%, y se prevé un incremento aún mayor en los próximos 3 años (un 6,1% para 2018 y un 7% para 2019 y 2020). Este crecimiento y otros factores, como el papel transformador de la tecnología, están cambiando la manera en que viajan por trabajo los empleados de todas las empresas, independientemente de su tamaño. Si las PYMES quieren gestionar de forma eficiente sus viajes, sin por ello dejar de atender a las necesidades de sus empleados, deben comprender las tendencias que están dando forma al mundo de los viajes de negocios y transformando la visión de los que viajan por trabajo.

1.Quien viaja por trabajo quiere poder elegir

Como ocurre con los viajes de ocio, quienes viajan por trabajo desean escoger dónde van a alojarse durante su viaje, ya sea para cubrir las necesidades específicas de las funciones que desempeñan (disponer de salas de reuniones en el mismo alojamiento, alojarse cerca de las oficinas de los clientes…) o para asegurarse de que tendrán los servicios e instalaciones que pueden ayudarles a maximizar el éxito de su trabajo (desayuno incluido, gimnasio, WiFi en el vestíbulo…)
Cada vez más, las personas que viajan por trabajo buscan lugares que encajen con sus preferencias personales. Para algunas, un apartamento puede ser como un segundo hogar en el que olvidarse del ajetreo del día. Para otras, un hotel es la opción más eficiente, pues les ofrece todas las instalaciones y servicios que necesitan bajo un mismo techo.
En el mundo acelerado en el que vivimos, en el que los cambios deben poder gestionarse rápido, herramientas como Booking.com Business pueden ayudar a preparar un viaje de trabajo con más confianza. Todos los alojamientos cuentan con comentarios de otros viajeros de negocios, lo que permite a los usuarios tomar decisiones de forma más sencilla. Usar una herramienta que combine la variedad de elección con la confianza facilita que los viajeros de negocios puedan escoger un alojamiento que encaje con sus preferencias y esté dentro de su presupuesto.

2.Flexibilidad para agendas apretadas

Con frecuencia, los viajeros de negocios se ven obligados a reservar viajes o hacer cambios de última hora. Con una cultura de viajes vertiginosa y dinámica, estos viajeros esperan poder contar con tecnologías y herramientas que les ayuden a gestionar reservas, modificaciones o cancelaciones sobre la marcha, sin problemas y desde su propio móvil.

Debido a estos factores, además de la existencia de unos recursos limitados y un control más estricto de los presupuestos, las PYMES necesitan disponer de herramientas que les permitan tener más control sobre sus gastos.

Gracias a las herramientas avanzadas de control de presupuestos de Booking.com Business, tanto quienes viajan como quienes organizan sus viajes pueden tener controlado el gasto en todo momento y asegurarse de que no se está sobrepasando el presupuesto de la empresa.

Si las empresas desean tener satisfechos a sus empleados y ayudarles a aprovechar al máximo las oportunidades de los viajes de negocios, deben comprender y asimilar los factores que están cambiando sus necesidades. Las PYMES que usan una herramienta inteligente de gestión de viajes pueden tener la confianza de que están ofreciendo el alojamiento acertado a sus empleados, sin dejar por ello de controlar sus gastos.